مطلوب منسّق اداري لتنظيم الاجتماعات

الموقع :عمل عن بُعد

المدينة : مصر

شركة سعودية رائدة في مجال الإنتاج التلفزيوني والسينمائي تعلن عن رغبتها في توظيف منسق اداري في تنظيم الاجتماعات ويتمتع بمهارات تنظيمية عالية لتولّي إدارة منظومة الاجتماعات بين الإدارات والاقسام

هذا الدور يتطلب قدرة استثنائية على المتابعة وبناء التقارير وتوثيق الاجتماعات وبناء محاضر الاجتماعات

🧾 المسؤوليات الأساسية:

• تنظيم جداول الاجتماعات الدورية بشكل يضمن عدم التعارض.
• التأكد من جاهزية جميع الإدارات والاقسام قبل الاجتماعات عبر التواصل المسبق وجمع البيانات المطلوبة.
• إدارة جلسات الاجتماع بشكل احترافي يشمل ضبط الوقت، توجيه النقاشات، وتوضيح نقاط المسؤولية.
• ابتكار أسئلة تحفيزية لتشجيع الموظفين على حضور الاجتماعات و الاستفادة منها تساعد على الغاء ، الغموض، ازدواجية المهام أو الفجوات بين الإدارات.
• بناء أسئلة تحفيزية مختلفة تطرحها كل إدارة وقسم على بقية الإدارات و الاقسام حسب طبيعة أعمالها (تشغيلية، مالية، محتوى، إنتاج، قانونية، موارد بشرية).
• إنشاء قناة اتصال فعّالة بين الإدارات والاقسام لضمان وضوح كل ما يتعلق بالاجتماعات ونتائجها
• متابعة نتائج الاجتماعات وما يتم الاتفاق عليه فيها والتأكد مع كل اجتماع جديد انه تم انجاز كل ما تم الاتفاق عليه في الاجتماع السابق
• إعداد وبناء نموذج تقرير يومي عن الاجتماعات يرسل للرئيس التنفيذي ويتضمن: المهام المنجزة، المتأخرة، المعوقات، الإجراءات المقترحة، والمسؤوليات المعلّقة، عدم التجاوب، الغياب والحضور.
• اعداد و بناء نموذج تقرير شهري يوضح تقدم الاجتماعات و نجاحاها وعوائقها ومن يقف ضد نجاها ومن يقف مع نجاحها وكامل المعلومات الرئيسية الضرورية
• تحديث الوثائق بشكل مستمر
• إعداد المراسلات الرسمية، الخطابات، والنماذج باللغتين العربية والإنجليزية.
• ترجمة الوثائق، الملاحظات، والتقارير عند الحاجة.
• إعداد عروض تقديمية تدعم إدارة الشركة في الاجتماعات الداخلية والخارجية.

✅ المتطلبات:

• خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في الاعمال الإدارية وتنظيم الاجتماعات.
• مستوى ممتاز في اللغة الإنجليزية كتابة ومحادثة واستماع.
• مهارات متقدمة في التعامل مع البيانات، التقارير، والنماذج التنظيمية.
• الأولوية لمن لديه خبرة احترافيه بالموارد البشرية.
• الأولوية لمن يجيد برنامج Power BI.
• الخبرة على استخدام نظامERP والاولية لمن يجيد برنامج Odoo.
• إجادة استخدام أدوات مايكروسوفت أوفيس 365، Google Workspace، SharePoint، أو أي أنظمة مشابهة.

💰 الراتب:

المكافئة الشهرية بين 600 -800 دولار أمريكي شامل، ويُحدد حسب المقابلة الشخصية.

تغطية اشتراك الانترنت

للتقديم الان